FUNDACIÓN
UNIVERSITARIA SAN MARTIN
Novena Versión del Concurso internacional
Para Estudiantes de Derecho
XXIX Congreso Colombiano de Derecho Procesal
Medellín - Colombia
Septiembre de 2008
Ponencia
“EL MANEJO
DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y SU REGULACIÓN EN LAS DISTINTAS ETAPAS DEL ITER PROBATORIO EN EL PROCESO CIVIL.”
ESTUDIANTES:
Miller Orlando Rivera Villanueva
Bibiana María Peluffo Muñoz
Enrique Armando Fuentes Ortiz
Lizeth Adriana Huertas Barrantes
Juan Fernando Galindo Márquez
Maria Aurora Carrillo Taylor
Andrés Felipe Pedraza Galindo
Jorge Mario Pimienta Gómez
Héctor René Ruano Cuarán
José Jair Bermúdez Cotes
DECANO
DR. EDUARDO KRONFLY
KRONFLY
DIRECTOR
NATTAN NISIMBLAT
PONENTE
Miller Orlando Rivera Villanueva
Introducción
El problema. La
construcción del estado del arte en torno al manejo del documento electrónico en
el proceso civil nos llevó al siguiente interrogante: ¿Por qué los estudios de
derecho comercial y procesal civil se limitan a desarrollar los aspectos
estrictamente relacionados con la valoración del mensaje de datos, cuando, en
realidad, las tendencias modernas del derecho probatorio obligan a estudiar la
prueba desde todos sus aspectos procesales, lo que incluye su petición, aporte,
decreto y práctica?
A
partir de allí, surgió otra pregunta: ¿Porqué la jurisprudencia no se ha
ocupado del manejo probatorio del documento electrónico en las etapas
anteriores a la valoración, como son la creación, aporte, petición,
decreto, conducencia, pertinencia,
utilidad y la producción procesal?
La
ley 527 de 1999 dispuso en su artículo 5º que no se negarán efectos jurídicos,
validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de
que esté en forma de mensaje de datos. Esta, sin lugar a equívocos, es una
regla de valoración, pero, ¿qué sucede en el debate judicial cuando lo que se
discute no es la fuerza probatoria del mensaje de datos, sino el proceso de
asunción?
Desde
la perspectiva de la legalidad y de la licitud, ¿qué ocurre si, al momento de
aducir la prueba electrónica al proceso, el juez duda acerca de su originalidad
o su inmaculación, es decir, la forma como fue recolectada, procesada,
analizada, copiada o manipulada, o bien sospecha sobre su idoneidad para
demostrar un determinado acto jurídico o repara en la constitucionalidad de su
recaudo?
Hasta
ahora, los autores de derecho comercial y aún los de derecho procesal civil se
han encargado de aportar definiciones prácticas para el correcto manejo del valor probatorio de la evidencia
digital, pero solo cuando sobre ella no pesa la incertidumbre.
Fue
realmente hasta el año 2004, con la expedición de la ley 906, que en Colombia
se entendieron y se manejaron los conceptos “cadena de custodia”, “duda
probatoria”, “fruto del árbol
envenenado”, “exclusión de la prueba” y “nulidad de la prueba”, pues aunque
habían sido recogidos aisladamente en algunas sentencias de la Corte Constitucional
y de la Corte Suprema
de Justicia, que más adelante mencionaremos, no gozaban del reconocimiento que
hoy se admite en la doctrina y la jurisprudencia probatoria nacionales.
La
doctrina probatoria moderna ha reconocido en el itinerario (iter) de la prueba, el único camino
admitido hacia la valoración, en la medida en que permite a las partes la
completa contradicción de la evidencia y de la prueba y con ello, al juez, la
determinación del hecho probado.
El
propósito del estudio, entonces, es demostrar que las herramientas actuales del
procedimiento permiten elaborar una teoría consistente en torno a la petición, aporte, decreto, práctica y
valoración de la evidencia digital en
el marco del proceso civil, siempre y cuando se admitan, por una parte, las
falencias del sistema probatorio vigente en el derecho procesal civil y las
limitantes constitucionales, concentradas en el debido proceso y la intimidad,
dos derechos fundamentales de aplicación inmediata que regulan la actividad
probatoria en todo proceso judicial y aún extrajudicial.
Para
cumplir este propósito, se abordará el estudio particular de cada una de las
etapas que integran el sendero probatorio, como son el aporte y la petición, el
decreto, la práctica, y finalmente la valoración, enmarcadas en el proceso civil, del cual se nutren, mutatis mutandis, el proceso laboral
(art. 145 del C.P.T.S.S.), el contencioso administrativo (art. 267 del D.
01/84) y aún el constitucional (art. 4º D. 306/92).
1.
Vocabulario esencial
Aunque
no es el objetivo del presente estudio presentar o reformular definiciones
legales y doctrinales en torno al manejo del documento electrónico, es necesario
precisar aquellos conceptos que servirán como referencia para el planteamiento
de algunas de nuestras hipótesis.
1.1.
Prueba,
evidencia y elemento material de prueba
Bajo
el régimen de la Ley
906 de 2004 el tratamiento sintáctico y semántico de las palabras “prueba”,
“evidencia” y “elemento material probatorio” adquirió una nueva dimensión.
Tanto
en la Ley 600 de
2000 como en el Decreto 1400 de 1970,
prueba es todo elemento que sirve para llevar convencimiento de la ocurrencia
de un hecho al juez o al fiscal, en la
Ley 906 de 2004 prueba es aquel elemento material que ha sido
debidamente aportado y controvertido en juicio con audiencia de las partes.
Nuestro actual sistema penal oral, derivado del derecho norteamericano,
reconoce la distinción entre el vocablo “evidencia” (evidence) y el vocablo
“prueba” (proof), como elemento de convicción para la emisión de un fallo.
Cualquier
otro elemento material o evidencia tan sólo tendrá eficacia jurídica para
sustentar la iniciación de una investigación o para formular una imputación,
según sea el caso, pero jamás para determinar la ocurrencia de un hecho,
salvo que la propia ley lo admita como prueba sumaria. Tal es el caso de la
evidencia que se convierte en elemento material probatorio cuando el perito la
somete a examen, pues de manera separada evidencia, dictamen y testimonio del
perito serán, cada uno, elemento material probatorio y la presentación de estos
en audiencia pública de juzgamiento con inmediación del juez y contradicción de
las partes, la prueba.
En
el presente trabajo, sin embargo, nos referiremos alternamente (más no
alternativamente) a las expresiones evidencia y prueba, pues por tratarse del
estudio de las normas que rigen el camino probatorio en el proceso civil, no es
admisible la distinción a que aquí se ha hecho referencia del derecho procesal
penal.
En materia de documento electrónico, haremos
referencia a las siguientes definiciones:
1.2. Documento
electrónico.
Por documento electrónico entendemos cualquier representación en forma
electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes
de datos.
Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de
conservación, cancelación y transmisión, el cual está constituido por un
aparato electrónico.
Se
consideran documentos electrónicos, entre otros, los archivos de texto creados
en un computador; las fotografías digitales; los videos digitales; los correos
electrónicos; la música digital; las páginas de Internet; los mensajes de texto
y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS
y MMS); los faxes; las hojas de cálculo
creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en general, cualquier
documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido
creado o transmitido por medios electrónicos.
1.3. Firma digital. La firma
digital se define como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y
que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha
obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no
ha sido modificado después de efectuada la transformación.
1.4. Firma
electrónica.
Es aquella que tiene un conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o
asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el
signatario como su medio de identificación, que carezca de algunos de los
requisitos legales para ser considerada firma digital.
En términos generales, todo documento electrónico tiene una firma electrónica.
1.5. Firma mecánica. Es aquella que se imprime
directamente sobre un documento físico por medio de aparatos mecánicos, tal como
ocurre con la firma que aparece impresa en el certificado que expiden las
cámaras de comercio, la cual además, por estar expresamente autorizada por la
ley, tiene pleno valor probatorio, sin que por ello pueda considerarse
electrónica o digital (Decreto 2150 de 1995).
1.6. Ciberespacio. El errado
entendimiento del concepto ciberespacio ha dado lugar a interpretaciones
contrarias al espíritu de las normas que regulan el documento y en general el
tráfico electrónico. Por ello estimamos necesario remontarnos a los orígenes de
la expresión, para así ofrecer una mejor comprensión del término.
En
1984 el autor norteamericano William Gibson
escribió la novela de ficción llamada “Neuromancer”, cuya trama se desenvolvía
en torno a la creación de un ambiente cibernético, carente de entorno físico,
en el cual las personas interactuaban en un medio controlado por computadores,
bajo la sensación de un mundo real, el cual denominó “ciberespacio”, traducción
de su nombre en inglés “Cyberspace”.
Años después, con el nacimiento de las nuevas tecnologías y la posibilidad de
interconectar ordenadores, los usuarios recordaron la novela de ficción de
Gibson y con ello denominaron a la nueva red y la interacción a través de ella
con el mismo nombre.
Este
concepto, que no deja de ser ficticio, obedece a la necesidad de dar título a
un sistema de conectividad e intercambio de datos que en la realidad dista
mucho del concepto gibsoniano, pues lo que hoy se conoce como “ciberespacio” no
es nada distinto que una serie de ordenadores conectados entre sí por medio de
cables de cobre (antes la línea telefónica, hoy fibra óptica), a través de los
cuales comparten en fracciones de segundo información que el propietario o
usuario decide socializar entre quienes tengan la posibilidad de conectar su
propio ordenador a dicha red. Así, quien se “conecta” a la Internet, en realidad no
está entrando a un “mundo virtual” como se lo representó Gibson,
el cual reemplaza su entorno real por otro en el cual el mundo adquiere nuevas
formas, colores y sabores, sino que conecta su ordenador a una red integrada
por otros que al estar encendidos al mismo tiempo permiten el intercambio de
información.
La
Internet[14], como hoy la conocemos,
nació en 1969 en los Estados Unidos con un programa denominado ARPANET,
desarrollado por el Gobierno Norteamericano para el envío de mensajes e
información para sus investigadores alrededor del mundo. En 1990 la tecnología
fue diseminada entre los estudiantes de las universidades norteamericanas,
especialmente las ubicadas en el estado de California, los que rápidamente
implementaron nuevas y más rápidas herramientas para interconectar ordenadores,
con lo cual, en 1990, nació la
Internet, de las palabras inter (entre) y net (redes), lo que
significa conexión entre varios grupos de ordenadores y de redes[15].
Con
la masificación de la
Internet y la necesidad de identificar los ordenadores que
hacían parte de ella, se diseñaron mapas que en la práctica tenían la
apariencia de una red de telaraña, cuya traducción al inglés es la palabra “Web”
o su sinónimo “Net”. Así, al interconectar varias telarañas, nació el concepto
“Red Mundial de Redes” (o simplemente “Red Mundial”), que corresponde
literalmente a la frase “World Wide Web”. De allí que hoy en día a toda dirección de internet se le
anteponga la sigla WWW.
2.
El camino de la prueba
De
acuerdo con la legislación procesal vigente, toda decisión deberá fundarse en
pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso (art. 174 C.P.C.). Este
concepto, que encierra varias previsiones de contenido sustancial, obliga al
intérprete y por lo tanto al operador judicial a distinguir los “momentos
procesales de la prueba”, también conocidos como el iter o el sendero probatorio, pues si bien se admite que toda decisión
debe fundarse en medio de prueba, también se admite que la valoración no es el resultado
del capricho del juez.
Del
principio de necesidad contemplado en el artículo 174 del C.P.C., que informa
la actividad probatoria, podemos extraer las siguientes reglas: 1. No podrá
valorarse la prueba que no fue pedida en tiempo, decretada legalmente y
practicada en debida forma; 2. No podrá practicarse la prueba que no fue
legalmente decretada; 3. No podrá decretarse la prueba que no fue oportunamente
pedida o aportada o que, además, es inconducente, impertinente o inútil, y; 4. No podrá pedirse o aportarse
la prueba en oportunidad distinta que la prevista en la ley.
3.
Petición
y aporte
Ante
todo, una precisión: Pedir no es lo mismo que aportar; sin embargo, todo lo que
se aporte debe también ser pedido para poder decretarse. En materia documental,
la protección de los principios de conducencia, inmaculación, intimidad y
oportunidad, imponen el estudio separado de las disposiciones que rigen este
tipo de actividad en el proceso civil.
3.1.
Reglas
del aporte en materia documental electrónica.
Tratándose de documentos electrónicos,
el aporte está limitado por los principios de legitimación, inmaculación,
conducencia, legalidad, licitud, pertinencia, oportunidad y utilidad.
Es deber del juez verificar que el
documento aportado cumpla con los requisitos mínimos de producción de la
prueba, bien sea porque se obtuvo de manera legítima mediante su intervención
anticipada, bien porque la parte que la aduce se encuentra en su legítimo poder,
caso en el cual se deberá siempre constatar que con ella no se vulneran
principios o derechos constitucionales, tales como del debido proceso o la
intimidad. Son entonces las reglas que deben regir esta etapa del proceso
probatorio, las siguientes:
3.1.1.
Que el
documento haya sido obtenido lícitamente. Que no hubiere sido
producto de la intromisión indebida en computador u otro medio de
almacenamiento de información digital. La admisibilidad de la prueba está
determinada por la legitimación que tenga su tenedor, la cual se expresa en
términos de propiedad o custodia. El análisis de la jurisprudencia
constitucional ha permitido dilucidar
algunos casos en que el derecho a la intimidad[18]
prima por sobre otros derechos de carácter patrimonial.
Como
ejemplos de tenencia legítima se
pueden mencionar: correos electrónicos propios; extractos bancarios propios;
historias clínicas propias y; videos propios o producidos con autorización de
terceros, aspectos estos últimos regulados en las leyes 23 de 1981 (estatuto
deontológico del médico) y 23 de 1982 (derechos de autor).
Como
ejemplos de tenencia ilegítima
podemos citar los correos electrónicos ajenos, incluidos los del cónyuge,
familiares en general y empleados, salvo que tales correos hubieren sido
generados y enviados utilizando cuentas familiares o corporativas con claves
públicas y de libre acceso; grabaciones interceptadas sin orden judicial y;
grabaciones obtenidas lícitamente, pero extraídas ilícitamente de un expediente
judicial.
Ahora,
un ejemplo de custodia legítima lo
encontramos en la historia clínica la cual, de acuerdo con el artículo 34 de la
ley 23 de 1981, le pertenece al paciente y no al médico
que, si bien la ha creado y desarrollado, no puede disponer libremente de ella
sin el consentimiento de su legítimo propietario, pues de otra forma estará
violando la reserva profesional,
recordando que la historia clínica es aquella que la ley permite crear y
conservar en medio electrónico.
En
conclusión, si el documento electrónico no pertenece o no fue creado por la
persona que lo aporta será ilícito, por violar el derecho a la intimidad
y por lo tanto deberá ser rechazado por el juez.
3.1.2.
Que se
allegue al proceso en su forma original. Tratándose de documento
electrónico, lo adecuado es presentarlo en la misma forma en que fue creado. No
será admisible, por lo tanto, la copia impresa en papel, ya que se entiende que
ella es la simple reproducción de otro documento que fue creado y almacenado
electrónicamente.
En
el proceso judicial se debe procurar que la prueba que se ofrezca sea aquella
que tenga una relación directa con el hecho y no la que lo indique. Por lo
tanto, en desarrollo del principio de la mismidad u originalidad
se preferirá el documento original que el autenticado y si es electrónico, el
archivo digital que la impresión de su contenido.
La
impresión es la reproducción de textos e imágenes que se encuentran en medios electrónicos
utilizando diferentes tintas, generalmente sobre papel.
A veces, por razón de las nuevas tecnologías, al juez se le dificulta la labor
de identificar lo que es original de lo que no lo es, ya que comúnmente se brinda
el mismo trato a los conceptos documento electrónico, firma electrónica, firma
digital, firma mecánica o la simple impresión que de ellos se realiza.
Para
ilustrar los anteriores conceptos proponemos el siguiente ejemplo:
Dos
personas se encuentran negociando un contrato de arrendamiento telefónicamente.
Más tarde, quien va a tener la calidad de arrendataria envía a la otra un
correo electrónico (mensaje de datos
o EDI), en el que le dice: “de acuerdo
con nuestra conversación de esta mañana, le manifiesto que estoy de acuerdo en
los términos del contrato; sin embargo, me gustaría que aclaráramos dos puntos
esenciales, como son, la renta y las fechas de inicio y terminación”.
El
futuro arrendador responde por el mismo medio: “Entonces, estamos de acuerdo en lo siguiente: El local es el 201 del
Centro Comercial Los Robles de Pereira, la renta será de $1.000.000, pagaderos
los primeros cinco días de cada mes a mi favor, la entrega será el 1º de junio
de este año y la duración del contrato será de un año. ¿Está usted de acuerdo?”
El arrendatario replica nuevamente: “Estoy
de acuerdo.”
Transcurrido
un año, el arrendador pide al juez que decrete la terminación del contrato y
ordene la entrega, caso en el cual, para cumplir con la carga probatoria de
demostrar la existencia del contrato (art. 424 del C.P.C.), deberá aportar al
proceso la prueba de los correos en su estado original; para ello no podrá
servirse de documento impreso en papel, pues el único medio admisible es aquel
que permita transportar el documento electrónico tal y como fue creado y
recepcionado, es decir, en medio igualmente digital, como un disco compacto o
sistema de almacenamiento portátil que impida su alteración o modificación. Para
ello, quien aporta el documento deberá demostrar que la prueba reúne los
requisitos de confiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad.
Existen varios sistemas de almacenaje para documentos o
archivos; entre ellos encontramos aquellos en tiempo real; lineales (de
ejecución instantánea); no lineales (de tracto sucesivo); en tiempo programado
(el ordenador y el sistema de almacenaje funcionan en un momento determinado,
específico) y; de tipo espontáneo (se almacena la información cada vez que se
quiera).
Entre
los métodos o sistemas de almacenaje de la información encontramos los
siguientes: Diskette[28], Disco duro[29], DVD,
Disco Compacto o CD, Memoria USB,
Centro de Almacenamiento Masivo de Información (gran disco duro), “SAN”[32]
o “NAS[33]” y Cinta de Medios
Magnéticos, entre otros.
La
forma como se extraiga la copia del documento dependerá de la habilidad y el
conocimiento de la persona que realice la copia; La garantía de su inmaculación,
del método de almacenaje utilizado, el cual, en todo caso, debe ser de aquellos
que no permitan su reescrituración posterior.
3.1.3.
Confiabilidad. La
confiabilidad hace referencia a tres aspectos fundamentales de la prueba electrónica
documental como son: i. La forma como se generó; ii. La forma en que el
documento es conservado y; iii. La identificación de quien generó el documento.
3.1.4.
Inalterabilidad.
La
inalterabilidad guarda una estrecha relación con el principio de integridad,
pues es la garantía de que se ha conservado la pureza de la información a
partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva,
como mensaje de datos o en alguna otra forma.
La
inalterabilidad del documento electrónico se garantiza mediante la aplicación
de protocolos de extracción y copia, y mediante el adecuado manejo de las
reglas de cadena de custodia.
3.1.5.
Rastreabilidad.
La
rastreabilidad significa la posibilidad de acudir a la fuente original de
creación o almacenamiento del documento electrónico con fines de verificación
de su originalidad y su autenticidad.
3.2.
Reglas de la
petición
Tal
y como expresamos, se pide lo que aún no se tiene, en este caso, el documento
electrónico el cual, o bien no reposa en poder de quien acude al proceso o no
cuenta con autorización de su legítimo propietario o tenedor para disponer de
su extracción del equipo donde actualmente se encuentra. A partir del estudio
de las normas que regulan la petición documental, se deberán tener en cuenta
las siguientes reglas:
3.2.1.
Que la prueba
no esté en poder de quien la solicita. En este caso se deberá
acudir a los medios probatorios admitidos para el recaudo de la prueba
documental general, como son la exhibición, la inspección judicial,
el peritaje y la orden directa a otra
autoridad en cuyo poder reposa la prueba electrónica, como puede ser la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, la Cámara
de Comercio, las Superintendencias u otros jueces mediante el traslado de la
prueba o la certificación sobre su contenido o existencia.
3.2.2.
Que no se
trate de documentos sometidos a secreto profesional ni a reserva. Se entiende por secreto profesional
“la información reservada o confidencial que se conoce por el ejercicio de
determinada profesión o actividad”.
Conforme al artículo 74 de la Constitución, el secreto profesional es
inviolable. Por lo tanto, estarán sometidos al régimen del secreto aquellos archivos
electrónicos que hagan parte de la actividad propia de algunas personas como
son los abogados (arts. 28, 34, L.
1127/06), los médicos
(L. 23/81), sicólogos (arts. 10, 11, 23, 30, 32 L. 1090/06), los sacerdotes, los
contadores públicos, los revisores fiscales
y otros que ejerzan actividades que les impidan revelar lo que en tal virtud ha
llegado a su conocimiento.
El
profesor Roberto Solórzano Niño refiere que el secreto profesional es “lo que
cuidadosamente se mantiene oculto por haber sido conocido en su virtud de
especiales características de trabajo y oficio de una persona, y que no es
prudente divulgar para no causar perjuicios a terceros.”
Carbone, tomando la legislación
Argentina como referencia,
distingue varios “niveles” en orden de
inviolabilidad, así: estrictamente secreto y confidencial, secreto,
confidencial, reservado y público.
3.2.3.
Que el medio
probatorio sea idóneo para producir la prueba. Por razón del método
para su creación y archivo, son medios idóneos para producir la prueba
electrónica la inspección judicial con asistencia de peritos; la exhibición de
documentos que reposan en medios de almacenamiento digital; la prueba
trasladada y; la orden a otra autoridad, aspectos sobre los cuales nos
pronunciaremos más adelante.
3.2.4.
Que la
petición se realice en las etapas legalmente permitidas. El momento
petitorio está sujeto a los principios de lealtad y de preclusión que rigen en
todo proceso. Según lo previsto en el
artículo 183 del Código de Procedimiento Civil, para que sean apreciadas por el
juez las pruebas deberán solicitarse, practicarse e incorporarse al proceso
dentro de los términos y oportunidades previstas para ello.
4.
Decreto
El
decreto de la prueba en el derecho procesal civil es reconocido como el punto
de convergencia de todo el sendero demostrativo, en la medida en que permite la
admisión de los medios de convicción con que va a contar el juez para la
formulación de la hipótesis fáctica en la cual se va a asentar la decisión.
El
decreto es, en suma, la autorización que imparte el juez a una prueba, que bien
ha sido pedida o aportada, para que ingrese al debate procesal. Sin el decreto,
la prueba es ineficaz y aún nula, pues hace parte del proceso de socialización,
mediante el cual se da publicidad y por supuesto se garantiza contradicción.
4.1.
Reglas
relativas al decreto.
4.1.1.
Conducencia: En palabras
del profesor Parra Quijano, la conducencia es “la idoneidad legal que tiene una
prueba para demostrar determinado hecho”.
En materia de pruebas o evidencias digitales, la conducencia apunta en un único
sentido: La idoneidad del documento electrónico para demostrar el hecho
alegado. Para ello se debe recurrir al principio de la equivalencia funcional
consagrado en la ley 527 de 1999, según la cual “no se negarán efectos
jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola
razón de que esté en forma de mensaje de datos.” (Art. 5).
Es
necesario, sin embargo, distinguir entre el documento creado telemáticamente y
el documento físico pero archivado electrónicamente, pues si se trata de
mensaje de datos, es decir, aquél creado y archivado por medios electrónicos,
con vocación de transmisibilidad, deberá ser de aquellos que hacen parte de los
actos jurídicos no sometidos a requisitos especiales de creación (ad substantiam actus) o de prueba (ad probationem), caso en el cual deberá
verificarse si se trata efectivamente de un “mensaje de datos” propiamente
dicho o de una “reproducción digital” de un documento per cartam, pues, como hemos dicho, cada uno corresponde a actos
jurídicos de distinto trato en la legislación documental, en la medida en que
el segundo deberá cumplir en lo que le sea aplicable con los requisitos generales
del documento de carácter representativo
contemplados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil.
En
efecto, si un documento que consta en medio tangible es reproducido o archivado
electrónicamente, como puede ser mediante el uso de una cámara digital o un
escáner, dicha reproducción será considerada una copia
y tendrá el valor probatorio de un documento de contenido representativo, caso
en el cual, según lo explica Devis, podrá suplir el original con el mismo
requisito de haber establecido su autenticidad por confesión o testimonios de
personas que hayan intervenido en su formación en el original como testigos
actuarios o por atestación de un notario o de un juez que haya conocido el
original y hecho la necesaria comparación,[53]
atestación que también podrá, mediante el uso de una firma digital y previa
regulación especial, constar igualmente en medio electrónico.
Igual
previsión se predica de los instrumentos públicos, tales como escrituras y
providencias judiciales, siempre y cuando medie autorización del Notario en las
primeras o del Juez en las segundas, conforme lo establecen los artículos 115 y
254 del Código de Procedimiento Civil.
Lo
anterior en razón de que ni la ley 527 de 1999, ni sus decretos reglamentarios,
ni el Código de Procedimiento Civil, ni su reforma con la ley 794 de 2003, se
encargaron de dilucidar los aspectos relativos al archivo electrónico de
documentos escritos o físicos, cuando en ellos consten circunstancias
relevantes para la prueba de los hechos, salvo en lo concerniente a algunas
normas especiales como las de carácter tributario, que permiten al comerciante
archivar digitalmente los soportes de sus actos con fines de control, pero en
modo alguno se reguló el procedimiento de fotografiado, escaneado, filmado o
digitalizado de documentos públicos y privados, como sí lo hizo el Decreto - Ley
2527 de 1950, por el cual se autorizó el procedimiento de microfilm en los
archivos y concedió valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados, siempre y cuando se respeten las normas sobre incorporación
y autenticación.
Es
claro en este aspecto que la legislación colombiana admite de antaño dos tipos
de documentos: aquellos con vocación de circulación o transmisibilidad y
aquellos con simple vocación de movilidad, siendo los primeros todos aquellos
que no deban reposar en oficina o despacho público y en general los títulos
valores. Por el contrario, serán documentos sin vocación de circulación,
aquellos cuyo original deba reposar en oficina o protocolo, como lo son las
escrituras públicas, los registros civiles y los expedientes judiciales bajo
sistema escrito, siendo necesario aclarar que todo documento, público o
privado, por su carácter de cosa mueble, tiene vocación de movilidad, pero no
por ello vocación de circulación, como lo son, por ejemplo, las primeras copias
de escrituras públicas con destino a oficinas específicas o a la tenencia y
custodia del interesado en ejercer un derecho cartular derivado del contenido
del documento protocolizado.
Piénsese
por ejemplo en un acta de conciliación, la cual, a la luz de lo previsto en
artículo 14 de la Ley
640 de 2001, debe ser registrada dentro de los dos días siguientes a la
realización de la audiencia, teniendo derecho las partes a obtener reproducción
auténtica con constancia de ser la primera copia, según lo prescrito en el parágrafo
primero del artículo primero de la mencionada ley.
Es
claro, entonces, que de un mismo acto surgen dos documentos igualmente
admisibles, pero igualmente únicos para demostrarlo, como son el original del
acta y la primera copia que prestará mérito ejecutivo. En este caso, será
también evidente que ambos documentos carecen de vocación de circulación,
aunque el segundo, esto es, la copia autenticada, sí tenga vocación de
movilidad por cuanto debe ser entregado al interesado, quien no podrá sin embargo
circularlo, so pena de perder la acción ejecutiva derivada de la primera copia
autenticada, situaciones que demuestran la imposibilidad jurídica actual de
“desmaterializar” o “digitalizar” algunos documentos para con ello ejercer las acciones derivadas del documento o del
título, pues es también claro que en el juicio posterior sólo será admisible el
documento “original” y no su reproducción por medios electrónicos o digitales,
aún estando estos autenticados, pues, como se ha dicho, según lo previsto en la
ley, solo se admitirán la primera copia o el original.
Otros
ejemplos de esta limitación los encontramos en documentos como el Pasaporte, la
moneda que expide el Banco de la
República (en forma de billete de papel o metálica), los
cuadros originales, los murales, las lápidas y en general todos aquellos
listados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, en la medida en
que ni la legislación ni la tecnología moderna permiten su fiel reproducción
por medio de mensajes de datos para efectos de su análisis directo por parte
del juez.
Es por lo anteriormente expresado que en materia de
conducencia se deberán respetar las reglas especiales para la creación
(requisitos ad substantiam actus) y demostración
(ad probationem), de algunos actos jurídicos como lo son, por ejemplo, el
estado civil de las personas (art. 3-13 D. 960/70); el matrimonio (art. 113 C.C.);
el testamento solemne (Cap. II, Tít. III del C.C.); el Registro Civil (art. 5º
D. 1260/70); la certificación sobre existencia y representación legal que
expiden algunas entidades estatales y no estatales; la compraventa de bienes inmuebles;
servidumbres y la sucesión hereditaria (art. 1857 C.C.); la adopción (art. 88 D.
2737 /89 y cap. V L. 1098/06); el divorcio notarial (art. 1º D. 4436/05); los
actos procesales que consten en expedientes escritos; (art. 303 C.P.C.); la ley
de alcance no nacional y la prueba de la ley extranjera (art. 188 C.P.C.); los
actos administrativos de carácter particular; la existencia y el fin de las
personas (art. 44 D. 1260/70); la unión marital de hecho (art. 1º L. 54/90
reformado por la L.
979/05); las copias de los expedientes judiciales cuando van a servir de prueba
en otros procesos (art. 115 C.P.C.); el silencio administrativo positivo (Art.
42 D. 01/84); la publicación oficial de la ley; la publicación oficial de algunos
actos como los contratos; algunos títulos valores como el cheque (cuando lo que
se pretende es ejercer la acción cambiaria que en él se incorpora: arts. 619 y
713 C.Co.); la identidad de las personas
(cédula de ciudadanía o su equivalente); la calidad de profesional (ej. tarjeta
profesional de abogado, art. 1º D. 1137/71,
que reglamenta el D. 196/71); las actas de conciliación (L. 640/01); y en
general todo acto que requiera para su creación o su demostración un documento
físico que no pueda ser reemplazado por uno electrónico en los términos del
artículo 8º de la Ley
527 de 1999.
Serán
sin embargo conducentes en su versión electrónica el archivo o memoria que se
tenga de cualquiera de estos actos cuando lo que se quiera es demostrar la
existencia del documento que prueba el acto jurídico, como puede suceder en el
trámite de reconstrucción de expedientes, o la reducción a medios digitales de
información con fines de archivo, tal como se estableció en el Decreto - Ley
2527 de 1950, por el cual se autorizó el procedimiento de microfilm en los
archivos y concedió valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados,
situación no regulada en la ley 527 de 1999 ni sus decretos reglamentarios,
pero sí por las normas sobre copias del Código de Procedimiento Civil.
4.1.2.
Pertinencia: En materia
de evidencia digital la pertinencia juega un papel preponderante: Por una parte
demuestra la relación directa entre el hecho alegado y la prueba solicitada
y, por la otra, determina la legalidad y la licitud del documento, en la medida
en que permite al juez determinar con claridad cuándo se estará ante una prueba
permitida, cuándo ante una legal, y cuándo ante una lícita.
Será
pertinente, entonces, la prueba que esté encaminada a demostrar el hecho
alegado;
será permitida la que además de tener relevancia, no se extralimita en el
procedimiento admitido para el proceso en particular; es legal la que busca tan
solo lo que es tema del proceso y; es lícita, aquella que no transgrede el
ordenamiento constitucional vigente.
Así,
por ejemplo, si en un proceso civil se decreta una inspección judicial a los
libros de comercio que reposan en el computador del demandado o del demandante
en medio digital y para ello se ordena la exhibición y el apoyo de un perito
experto, será pertinente tan solo aquello que tenga relevancia directa con el
objeto de la prueba, que es en este caso, precisamente, la contabilidad obrante
en archivos electrónicos, pero no lo será cualquier otra información que repose
en el computador inspeccionado, pues es ajena al tema debatido, caso en el cual
deberá centrarse la prueba en la obtención de la información relativa a dicho
asunto. Todo lo demás deberá quedar excluido de la inspección, de la exhibición
y de la peritación, so pena de violar intimidad.
4.1.3.
Utilidad: Será inútil
la prueba digital que esté encaminada a demostrar un hecho suficientemente
probado en el proceso.
Siguiendo el ejemplo anterior, si en un proceso se ha demostrado con documentos
físicos la existencia de un contrato y de sus pagos por el demandado, será
inútil la exhibición del computador donde reposan los asientos contables de
dichos pagos, pues tal hecho ya se encuentra plenamente acreditado con otros
medios igualmente admitidos en el proceso, con lo cual se asegura no solamente
economía sino la intimidad de la parte, quien tiene derecho a no ser molestada
más de lo necesario, cuando el hecho alegado ha sido suficientemente
demostrado.
4.1.4.
Legalidad y
licitud.
Al momento de decretar la prueba, el juez deberá determinar si es legal, es
decir, admitida como medio para el proceso adelantado, y lícita,
en la medida en que no vulnere derechos constitucionales como la intimidad o el
secreto profesional.
Son
legales, por ejemplo, las pruebas que tiendan a demostrar hechos ocurridos con
anterioridad al inicio del proceso, como la inspección a los libros de
contabilidad cuando reposan en medios digitales, o la inspección con exhibición
a los archivos digitales que reposan en empresa o en establecimiento de
comercio.
No
serán legales en el proceso civil (por atípicas), la interceptación de
correspondencia digital (correo electrónico), el almacenamiento permanente de
datos, el continuo procesamiento de los mismos y el análisis secuencial de
almacenamiento de la información, ya que son medios únicamente admitidos en procesos constructivos como son el
penal o aún el disciplinario.
Son
pruebas ilícitas, por su parte, aquellas
que vulneren los principios constitucionales y los derechos fundamentales, como
por ejemplo, la sustracción y ulterior aporte de documentos contenidos en
computador sin orden judicial previa, la interceptación de comunicaciones o
mensajes enviados por correo electrónico sin la autorización del emisor, del receptor
o del juez, o la sustracción de material de uso privativo del profesional, como
lo son las historias clínicas (ley 23 de 1981 artículo 34) y los archivos que
contienen información del menor adoptado, sin autorización del juez (ley 1098
de 2006).
5.
Práctica
Tanto
en el proceso civil como en el laboral y el contencioso administrativo, la práctica
de la prueba digital es la que ofrece mayores dificultades, más por el
desconocimiento de las reglas básicas de producción que por la existencia de
medios idóneos para su recolección.
Según
los principios de idoneidad, autenticidad, mismidad, originalidad e
inmaculación contenidos en las normas procesales vigentes y en la Ley 527 de 1999,
las reglas básicas que se deben observar en la producción de la prueba digital,
cuando no ha sido aportada por el sujeto procesal son las siguientes:
5.1. Obedecimiento a
lo decretado.
Si lo que se pretende es obtener una evidencia digital durante el proceso, el
juez deberá obedecer lo dispuesto en el auto que decreta la prueba. Allí se
deberá determinar con claridad el medio de prueba (exhibición, peritación,
inspección, traslado), el objeto de la prueba (el ordenador, los archivos y la
información), el lugar, la fecha y la hora de la práctica de la prueba, la
designación del perito y las preguntas que éste último debe absolver.
5.2
Publicidad de
la prueba.
En materia civil, no existen pruebas reservadas u ocultas, por lo que la prueba
debe ser socializada con suficiente tiempo para que las partes ejerzan sus
derechos de audiencia y contradicción, o bien se opongan a su realización por
medios determinados en virtud del peligro que representa para el computador o
el medio de almacenamiento la intervención pericial.
5.3.
Producción de la prueba. La producción
del documento electrónico como medio de prueba se cumple antes de que surja el
conflicto. Esto significa que su materialización obedece a una forma de regular
las manifestaciones jurídicas entre los agentes.
Sin embargo, para que concurra al
proceso debe ser incorporado en un contenedor apto para su transporte y
posterior acceso, como puede ser un Disco Compacto no regrabable, o cualquier
medio idóneo que no permita su modificación y así garantizar los principios de
inalterabilidad e idoneidad, para permitir la asunción y posterior valoración
que, como etapas del proceso, le indican al juez -en los términos que se
estipulan en el artículo 10 de la ley 527 de 1999-, que para valorar la prueba
documental electrónica deberá tener en cuenta los criterios previstos en el
ordenamiento jurídico a la luz de la sana crítica aplicable al documento per cartam, pues insistimos que no es lo mismo el
archivo electrónico que una impresión física en papel por medios mecánicos.
En consideración a la problemática que
hoy se presenta con la admisibilidad y valoración de los mensajes de datos o
documentos electrónicos, en los casos de ausencia legal, debe recurrirse, como
antes expresamos, a la analogía, teniendo en cuenta las normas que regulen la
prueba documental, las cuales sí son de aplicación directa por expresa
disposición de la ley 527 de 1999.
5.4.
La exhibición del documento electrónico
Si se analizan detenidamente las
normas que regulan la exhibición de documentos, encontramos que el legislador
de 1970 no escatimó en esfuerzos para proteger el derecho a la intimidad, pues
es evidente que todas las normas procesales que buscan el aporte de información
que reposa en poder de terceros garantizan al extremo el derecho que tiene toda
persona de no ser molestada más allá de lo que su deber de colaboración con la
administración de justicia se lo impone, tal y como disponen los artículos 15 y
95 de la
Constitución Nacional de 1991, norma posterior a la
expedición del Código de Procedimiento Civil.
Las reglas constitucionales que
imponen el respeto por la intimidad, determinan que en materia de documento
electrónico el medio probatorio por excelencia será la exhibición, pues se
entiende que quien no ha aportado un documento a un proceso es porque no tiene
la posibilidad física o jurídica de hacerlo y por lo tanto será el juez quien
autorice su incorporación al acervo probatorio.
Para ello, deberán observarse con la
mayor prudencia las reglas contenidas en los artículos 283 y siguientes del C.P.C.,
pues es claro que dichas disposiciones fueron previstas para la exhibición del
documento per cartam, el cual, por su
vocación de movilidad y de inalterabilidad, resulta de fácil manejo y tráfico,
situación que no resulta del todo afín respecto del documento electrónico, el
cual, por razón de la forma como es creado y almacenado, tiene una eminente
vocación de alterabilidad, por lo que es necesario el respeto de algunas reglas
que faciliten el aporte y que a la vez impidan su destrucción o alteración,
como son:
1.
Petición. Quien pide
la prueba deberá manifestar el lugar donde reposa el documento electrónico y en
la medida de lo posible el equipo que lo contiene, su propietario, sus usuarios
y su ubicación dentro del ordenador o el contenedor.
2.
Decreto. El juez
deberá determinar con claridad el nombre del archivo y sus especificaciones
técnicas, así como cualquier elemento adicional que sirva para identificarlo,
todo con el fin de determinar su creación o su transmisión.
3.
Procedimiento
de extracción.
La forma como debe ser exhibido o copiado, pues se itera que por razón de su
vocación de alterabilidad, debe ser extraído del ordenador o el medio que lo
contenga utilizando técnicas y tecnologías apropiadas para el aseguramiento de
la prueba digital y el respeto de la cadena de custodia.
4.
Copia o
reproducción. Por la especial volatilidad de la prueba, lo adecuado es
extraer una copia del original, pero si esto no fuere posible, bien porque el
propietario del documento no lo permite o por la imposibilidad del uso de
medios tecnológicos que impidan su destrucción o su alteración, el juez deberá
ordenar su reproducción por otros medios que permitan conservar la información
relevante para el proceso (Inciso final del artículo 284 del C.P.C.).
6.
El peritaje.
Tratándose de documento electrónico,
hemos visto que este puede ingresar al proceso de distintas formas, bien por
aporte, bien por exhibición, ya por inspección, casos en los cuales es
necesario acudir al experticio de quien se encuentra debidamente entrenado y
calificado para examinar este tipo de evidencias. Por ello, según las normas procesales
vigentes, serán estas las reglas que deben aplicarse para su práctica:
6.1.
Designación y posesión del perito. El perito,
que no puede ser más de uno (art. 24 L. 794/03), debe ser persona idónea para
la práctica de la prueba.
Si de lo que se trata es del proceso
de extracción o copiado del documento, se debe preferir un ingeniero, con
conocimientos específicos en la ciencia de la computación y de las
telecomunicaciones. No basta con un perito técnico, pues este tipo de
preparación semi - profesional resulta insuficiente e inidónea para la
extracción de evidencias digitales con destino a procesos judiciales.
Ahora, si el peritaje versa sobre la
originalidad o alteración del documento durante su creación o su extracción, se
debe acudir a un experto en documentología,
con conocimientos especializados en sistemas computacionales que permitan el
manejo del documento electrónico, pues será éste quien determine la identidad
entre el documento anunciado o copiado y el que efectivamente entró al proceso.
Ello obedece a que “el juez sólo está
obligado a conocer el derecho. Aún en la justicia más especializada, sería
absurdo exigirle a un magistrado que además de ser tal fuera ingeniero
eléctrico, topógrafo, licenciado en letras, etc. Esta deficiencia, propia del
ser parcializado del ser humano, procesalmente es subsanada por la labor de los
peritos, que son personas expertas en una materia, capaces de aportarle al juez
conocimientos que no posee”.
Por ello, al momento de la posesión,
el perito deberá expresar si está calificado para realizar la gestión y para
ello el juez deberá escrutarlo con severidad, a fin de evitar prácticas
indebidas por desconocimiento en la ciencia de la computación y sobre todo por
el riesgo implícito de dañar el contenido que interese para el proceso.
El profesor Jeimy Cano
de la Universidad
de Los Andes, abunda en razones para estimar que el perito debe ser una persona
idónea, si se tiene en cuenta que la manipulación y el examen de pruebas electrónicas
es una tarea que requiere particular cuidado en consideración a las
características especiales de la evidencia digital, a saber: i. La evidencia
digital se puede reproducir y alterar muy fácilmente: “Es una característica
que la hace maleable, lo cual, por un lado puede ayudar a la duplicación
requerida para su análisis posterior, pero por otra parte, la hace vulnerable y
fácilmente modificable”. ii. “La
Evidencia digital es anónima”: En muchas ocasiones,
establecer la verdadera procedencia de un mensaje de datos no firmado
digitalmente (por ejemplo) es muy difícil para alguien sin el debido
entrenamiento. “La forma de la evidencia digital es tan importante como su
contenido. Es importante revisar el contenido del documento pero al mismo
tiempo los medios a través de los cuales se crearon, enviaron o enrutaron los
contenidos hacia su destino”. iii. “La evidencia digital tiene dificultades
para ser llevada a la corte”. iv. La recopilación, búsqueda, acceso,
almacenamiento y transferencia de evidencia digital son tareas que exigen
consideraciones y cuidados especiales para garantizar la integridad de la misma
y la observancia de la cadena de custodia.
Conforme a lo previsto en el literal
d) del artículo 9 del C.P.C., las partes podrán de consuno, en el curso del
proceso, designar peritos, caso en el cual, será potestativo para ellas
determinar sus calidades y aptitudes. Sin embargo, si la designación fuere
realizada por el juez o magistrado, podrán las partes acudir al procedimiento
previsto en el artículo 236 ibidem
para oponerse a tal designación por carencia de conocimientos especializados o
aptitudes para la recolección de la prueba y elaboración del dictamen.
Con anterioridad se mencionó que quien debe rendir dicho informe debe
ser un Ingeniero con conocimientos en sistemas y en telecomunicaciones y es
propicio mencionar el conocimiento en la electrónica; ello obedece a que un Ingeniero
de Sistemas conoce plenamente los ordenadores a los cuales llega la
información; el Ingeniero Electrónico conoce y realiza el procedimiento para
esclarecer qué tipo de seguridad tiene el documento y qué tipo de sistema se
utilizó en el envío y en el recibo y; por último, el Ingeniero de Telecomunicaciones
conoce el nexo causal entre línea telefónica y plataforma o infraestructura
telefónica (telemática).
6.2. Práctica de la
prueba pericial con inspección. Es aconsejable, cuando de evidencia digital
se trata, practicar el levantamiento de la prueba en una inspección judicial,
en la que, además, debe intervenir el perito especializado. Con ello se
garantizan dos principios rectores de la actividad probatoria como son la
inmediación y la inmaculación, además de garantizar intimidad, conducencia y
pertinencia.
Llegado el día y hora señalados, el juez deberá
trasladarse al lugar donde se encuentra el ordenador o el equipo que contiene
la información en compañía del perito. Para ello deberá respetar las reglas
tanto de la inspección como de la peritación (arts. 236 y 245 del C.P.C.).
El perito deberá presentar al juez su “diseño de la
prueba”, en el cual asegure la integridad y la confiabilidad del procedimiento,
pudiendo las partes presentes objetarlo o coadyuvarlo e, inclusive, asesorarse
de otros expertos que apoyen sus objeciones.
Deberá así mismo documentar, de ser posible mediante
video, todo el procedimiento de recolección de la evidencia, procurando no
extraer documentos distintos de los solicitados por las partes y autorizados
por el juez, garantizando así pertinencia e intimidad. De ser necesario, el
juez autorizará extender la inspección a otros documentos encontrados en el
equipo, bien a solicitud de parte o, bien, de oficio.
Durante la inspección, el juez garantizará la integridad
de los equipos inspeccionados y la confidencialidad de la información recaudada
y la someterá a cadena de custodia para así evitar su alteración, su reemplazo,
su pérdida o su destrucción.
6.3. Reglas básicas
para el recaudo de la evidencia digital
Sea cual fuere la etapa o el medio probatorio por el cual
se pretende allegar un documento electrónico al proceso judicial, la
intervención del perito garantizará la inalterabilidad y la inmaculación
necesarias para poder valorarlo en la sentencia o en el auto que le ponga fin a
la actuación. De allí que sea necesario el planteamiento de protocolos
especiales que garanticen su debido recaudo y análisis, pues como hemos demostrado,
tan importante es determinar el valor que se le debe asignar a un documento
como la identidad que éste tiene con el hecho alegado, en la medida en que se
busca garantizar que el documento valorado es el mismo que se recaudó en la
respectiva diligencia.
6.3.1
Cadena de custodia
Cadena de custodia es el proceso documentado, aplicado por particular o
servidor público, tendiente a demostrar la identidad, la originalidad e
integridad de todo espacio o lugar considerado como escena o lugar de los
hechos, así como de todo elemento desde su hallazgo, toma o recaudo, hasta que
la autoridad judicial lo determine. Permite garantizar los
principios de identidad, integridad, preservación, seguridad, almacenamiento,
continuidad, autenticidad, originalidad e inmaculación.
El registro de la cadena de custodia se concreta en cualquier mecanismo
capaz de contener un documento electrónico o archivo digital. Esta nos permite
responder a los interrogantes de quién la recolectó, cuándo y cómo, quién tiene
su posesión, cómo fue almacenada y protegida en dicho procedimiento, quién la
manipuló y por qué[78].
Aunado a lo anterior, si se pretende que la evidencia digital sea válida
y en consecuencia valorada por el juez en sus providencias, se debe recaudar
teniendo en cuenta factores tales como: conocimiento, confirmación y
verificación de la información; aseguramiento del lugar de los hechos;
observación análisis y valoración del lugar de los hechos; fijación del lugar
de los hechos; recolección embalaje y rotulado de los elementos materia de
prueba; envío de los elementos materia de prueba al almacén de evidencias o al
laboratorio especializado; documentación del sistema de cadena de custodia;
entrega de los elementos;
el proceso efectivo de documentación del trabajo completamente efectuado
durante el recaudo, determinación de la persona que tiene la custodia de la
evidencia y; prueba de la integridad con el manejo de la evidencia mencionando
origen, descripción, modelo y serial del ordenador (direcciones “MAC” e “IP”),
así como el “hash” que indica la prueba de integridad del documento[80].
La cadena de custodia se iniciará en aquel lugar donde se encuentre el
ordenador que contiene el documento electrónico y concluye por orden emanada de
autoridad competente, según lo estipula el artículo 254 de la ley 906 de 2004,
aplicable por remisión analógica al proceso civil.
Para asegurar un adecuado manejo de la evidencia, el perito jamás deberá
manipular el documento en su estado original, es decir, antes de proceder a su
copiado, deberá identificar plenamente el ordenador o equipo contenedor,
mediante el uso de cámaras fotográficas y de video, para así proceder a su
encendido o su acceso inicial. Una vez identificado el documento deberá
copiarlo inmediatamente, sin abrirlo ni
imprimirlo, pues tal acto implica la inserción de nueva información que
puede alterarlo o aún destruirlo. La copia deberá ser archivada en medio no
regrabable como un CD, el cual será sometido al proceso de embalaje,
etiquetado, firmado, transportado y custodiado hasta el lugar donde vaya a ser
analizado.
Para un adecuado manejo del proceso, se requiere que esta actividad se
encuentre acorde con las recomendaciones internacionales, razón por la cual
documentos como el Manual de Cadena de Custodia de la Fiscalía General
de la Nación (Resolución
6894 de 2004) y el “Internet Security Glossary RFC # 3227”[81]
-adoptada posteriormente por la convención de Cybercrimen[82]-,
ofrecen una matriz genérica frente a los incidentes de seguridad y evidencia
digital. En ellos se hace alusión expresa a la importancia de mantener la
cadena de custodia siguiendo los lineamientos establecidos por la ley sobre los
períodos de almacenamiento y registro de la misma[83].
El marco jurídico para la práctica de la cadena de custodia se encuentra
consagrado en el Libro II, Título I, Capítulo V, artículos 254 a 266 de nuestro
código adjetivo penal, bajo el sistema oral, así como las recomendaciones que
al respecto plasme la comunidad internacional, siéndoles aplicables
analógicamente estas disposiciones a los procesos civiles, laborales y
contenciosos administrativos, pues así lo dispone expresamente el artículo 3º
de la Ley 527 de
1999, en concordancia con lo previsto en el artículo 8º y el numeral segundo
del artículo 5º de la Ley
57 de 1887, así como los artículos 4º y 5º del Código de Procedimiento Civil.
6.3.2. La copia Bit a
Bit.
Si lo que se quiere es obtener una reproducción fiel,
estricta o puntual del documento a investigar, lo adecuado es realizar una
copia bit a bit, ya que otros métodos pueden ocasionar que se pierdan o
atrofien datos del archivo.
Un
BIT es la unidad más pequeña de información que utiliza un ordenador[84]. Esta sigla significa Binary Digit (Dígito Binario), que puede ser 0 ó 1. Bits son varios
dígitos, es decir varios Bit, por ejemplo, 10110; por último un Byte es la
unión de 8 dígitos, es decir, 8 Bits son un Byte.
Sin
embargo, este tipo de procedimiento está contemplado para la obtención de
copias íntegras y universales de un equipo contenedor, como lo es la totalidad de
la información almacenada en un disco duro, situación que por regla general se
adecúa a la investigación penal mas no a la civil, en la medida en que si se
piden archivos de un ordenador para que estos sean aportados a un proceso como
prueba, los documentos que se vayan a obtener en la inspección judicial, o en
el informe pericial, nunca pueden ser ajenos a la causa discutida dentro del proceso,
lo cual busca evitar una intromisión indebida y con ello la afectación de la
intimidad[85] al investigar documentos
que no tienen relación estrecha con los hechos que se debaten.
6.4. Elaboración del Dictamen. Para la
elaboración del dictamen, el perito deberá observar y enunciar en todo momento el
cumplimiento las reglas de cadena de custodia.
El dictamen deberá ser comprensivo, lineal, con un
lenguaje técnico y pertinente, que lleve al juez el conocimiento necesario para
valorar el documento basado en el informe presentado, comenzando por el diseño
de la prueba, la metodología de extracción, el cumplimiento de la cadena de
custodia, el método de análisis, el estado del arte en ingeniería forense y las
conclusiones del perito, las cuales no deberán contener apreciaciones de orden legal,
salvo que se trate de aspectos íntimamente relacionados con la actividad propia
del perito, tal y como ocurre con los peritajes contables o los científicos en
materia de ADN, que están sometidos a regulación gubernamental.
En Colombia, quien establece y sigue las normas de procedimiento de
investigación frente a documentos electrónicos es la ACIS (Asociación Colombiana
de Ingenieros de Sistemas).
Estos estudian a cabalidad la fecha de creación, de modificación, del formato,
del tamaño del documento electrónico, así como su creador y receptor y si fue o
no encriptado para determinar el nivel de seguridad del mismo.
En el ámbito internacional referenciamos la UNCITRAL[88],
órgano jurídico de Naciones Unidas para la unificación de derecho mercantil
internacional. También podemos mencionar las siguientes:[89]
§ The Electrónic Signature Act. Florida, mayo de 1996, la cual reconoce la
equivalencia probatoria de la firma digital con la firma manual.
§ The Electronic Commerce Act. Mayo 30 de 1997, que se refiere a la firma
notarial[90].
§ The Massachussets Electronic Records and Signatures Act. Mayo de 1996,
que acoge todo mecanismo capaz de proporcionar las funciones de las firmas
manuscritas sin ceñirse a un tipo concreto de tecnología.
§ Computer Crime and Intellectual Property Section. Criminal Division.
United States Department of Justice. (2002) Searching and Seizing Computers and
Obtaining Electronic Evidence in Criminal Investigations. Recomendaciones del
Departamento de Estado de los Estados Unidos para la recolección y manejo de la
evidencia digital.
Dada la falta de coherencia entre las leyes citadas, en julio de 1999 se
realizó la
Conferencia Nacional de comisionados para la unificación de
las leyes estatales (NCCSL) llevándolos a crear una sola ley para las transacciones
electrónicas (UETA) que otorga validez a las firmas y documentos electrónicos,
pero no favorece a ninguna tecnología en particular y tampoco estimula la
concesión de una licencia a las entidades de certificación.
El informe debe ser rendido bajo las especificaciones del juez pero
siguiendo los pasos de los principios del documento electrónico como lo son la
inalterabilidad, la autenticidad, la integridad, el no repudio y la rastreabilidad;
ponderando los derechos que están en conflicto, entre otros.
Si se trata de un mensaje de datos, debe especificar quien o quienes fueron los
iniciadores del documento en disputa, sin mencionar intermediario alguno, es
decir, quien no interfiere directamente en la realización del documento.
Acto seguido se debe determinar el destinatario; como se trata de
documento electrónico, no es suficiente identificar a las personas suscriptoras
sino también a los computadores donde se encuentra archivada la información
cuya forma de identificación puede ser física, conocida como dirección “MAC”,
que es un número serial único y universal, pero que por petición expresa
también se puede volver privada para el control interno de una empresa, una
ciudad o un país que tiene enlaces entre sí por la información almacenada, que
a su vez asigna un número único para el computador como la cédula de
ciudadanía; y lógica, siendo una dirección “IP” que pueden ser privada o
pública; esta última es única, y con esta dirección se identifica la máquina
dentro de un grupo mayor de ordenadores.
“Es preciso establecer qué tipo de hardware, software, sistemas
operativos y configuraciones de red usa el investigado en aras de vislumbrar en
donde puede estar localizada la información que se busca y cómo se podría
acceder eventualmente a ella. En esta etapa también resulta particularmente importante
tratar de establecer si la búsqueda se realizará en una red computacional complicada
o simplemente en un computador aislado”.
Para rendir un informe sobre el documento electrónico, habiendo ya identificado
las partes que lo suscribieron y la plena seguridad de la inalterabilidad de
los mensajes recibidos o enviados, el perito debe expresar todo lo que
encuentra en el mismo, observando las propiedades del documento y del equipo y
en lo posible hacer un cotejo entre los dos o más equipos involucrados y así determinar
la proporcionalidad frente a horarios de recibo de documentos o envío de los
mismos.
Finalmente, el experto deberá informar el soporte lógico
(software) utilizado para la extracción, con indicación de su versión, creador
y estado de la licencia.
Rendido el dictamen, se deberán aplicar las reglas de asunción y contradicción previstas
en los arts. 237 y 238 del C.P.C.
6.5. Peritaje sin
inspección. Para
la práctica del peritaje sin inspección judicial, se deberán respetar las
mismas reglas contenidas en los acápites anteriores, salvo las relativas a la
intervención del juez, a quien sin embargo podrá en todo momento acudir el
perito en procura de obtener autorizaciones adicionales.
6.6. Tacha de
falsedad e incidente de autenticidad. Dentro del término
señalado por la ley para la contradicción de la prueba, la parte contra quien
se aduce puede, o bien tacharla de falsa o bien desconocer su autenticidad,
casos en los cuales será necesario acudir al respectivo incidente consagrado en
el artículo 139 del Código de Procedimiento Civil.
Para ello, se deberán ajustar las previsiones del
artículo 290 al documento digital, pues allí tan sólo se hace alusión al
documento escrito. Por ello, tanto en el incidente de tacha como en el de
autenticidad, se deberá recurrir a una pericia
documentológica, en la cual el experto, además de tener especiales
conocimientos en la ciencia forense documental, conozca los protocolos de
manejo de la prueba electrónica, en la medida en que una prueba bien
recolectada pero mal administrada puede conllevar su pérdida, su destrucción o
su declaratoria de nulidad.
6.7. Prueba
trasladada. Puede
ocurrir que el documento electrónico repose en otro proceso donde fue
recolectado válidamente, caso en el cual se deberá solicitar, bajo las
estrictas reglas del traslado, que se allegue la prueba que reposa en dicho
expediente, y para ello se deberá procurar por la realización de copias en la
misma forma prevista para la producción de la prueba, es decir, copias bit a
bit, bajo las estrictas normas de la cadena de custodia, siempre que en el
nuevo proceso se garantice su conducencia, su pertinencia y utilidad, así como
su legalidad y su licitud.
6.8. Prueba por
informes o por certificación. Conforme a lo expresado en el artículo 278 del
C.P.C., los informes de bancos e instituciones de
crédito establecidos en el país, sobre operaciones comprendidas dentro del
género de negocios y que consten en sus archivos, se considerarán expedidos
bajo juramento y se apreciarán por el juez de acuerdo con las reglas de la sana
crítica; Igualmente, de acuerdo con lo previsto en el artículo 264 ibidem, los
documentos públicos tales como las certificaciones que expidan los jueces y los
directores de otras oficinas públicas, sobre la existencia o estado de
actuaciones o procesos administrativos y las certificaciones que expidan
los registradores de instrumentos públicos, los notarios y otros funcionarios
públicos, en los casos expresamente autorizados por la ley, hacen fe de su
otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el
funcionario que los autoriza.
En estos casos, si lo certificado reposa en documento electrónico,
la sola certificación bastará para dar fe tanto de su existencia como de su
contenido, sin perjuicio de que las partes dentro del término de tres días
siguientes a la notificación del auto que admita el informe u ordene agregarlo
al expediente, o en el curso de la audiencia o diligencia en que esto ocurra,
puedan pedir su aclaración o ampliación (art. 278 in fine), sin perjuicio del derecho a tacharlos de falsos.
7.
Valoración
Por
regla general, la valoración se realizará en la sentencia o en el auto que le
ponga fin a una determinada actuación.
Devis afirma que son enemigos de la valoración probatoria la ignorancia,
la pereza intelectual, el desconocimiento de la jurisprudencia y la doctrina,
la falta de asesoría de expertos, la simpatía o antipatía, la suficiencia de la
primera impresión, la ausencia de clasificación, la omisión u olvido en el
examen de cada una de ellas y el estudio individual por sobre el estudio en
conjunto.
En
la valoración de todo documento electrónico el juez deberá determinar tres aspectos fundamentales de la prueba, como
son: i. La calidad de la información, ii. La fuente y, iii. El contenido.
Con
el fin de evitar la violación indirecta de la ley sustancial, el juez debe
someter a examen la evidencia digital recaudada durante el proceso, y para ello
será necesario determinar si la prueba cumple con los requisitos de existencia,
de validez y de eficacia necesarios para llevar convencimiento de la ocurrencia
del hecho alegado[99].
Por
ello, al momento de valorar la prueba documental el juez debe determinar, prima facie, si se trata efectivamente
de un “mensaje de datos” propiamente dicho o de una “reproducción digital” de
un documento per cartam, pues, como
hemos dicho, cada uno corresponde a actos jurídicos de distinto trato en la
legislación documental.
7.1. Requisito
extrínseco de competencia y de jurisdicción. En ciertos asuntos puede
ocurrir que la investigación que antecede a la sentencia o el auto en que debe
valorarse el documento electrónico, esté reservada de manera privativa a un
determinado funcionario judicial, tal y como ocurre con aquellos asuntos
contenciosos en que interviene un agente diplomático acreditado ante el
Gobierno de la República
o los procesos de responsabilidad contra los magistrados de la Corte y de los tribunales,
cualquiera que fuere la naturaleza de ellos, bien sea que se tramiten ante la
jurisdicción ordinaria o la contencioso administrativa, según el régimen
aplicable, bien del artículo 40 del Código de Procedimiento Civil o el del
artículo 90 de la
Constitución, conforme a lo previsto en la Ley 270 de 1996.
7.2. Requisito de
legalidad y de licitud. La verificación del requisito de legalidad
gira en torno de varios aspectos como son, la producción de la prueba, la
aducción de la prueba, el decreto de la prueba y su práctica, momentos todos
distintos en el iter que deben por lo
tanto ser estudiados separadamente.
Una vez determinada la conducencia del documento, se debe verificar que ha
ingresado al proceso en la forma y con los requisitos establecidos en la ley.
Así,
un documento obtenido ilícitamente, aún cuando hubiere sido aportado en tiempo
y aún sin que medie tacha de la parte contra quien se adujo, no puede ser
valorado, pues es claro que la ilicitud de la prueba deriva de un mandato
superior contenido en el inciso final del artículo 29 de la Constitución que la
torna en insaneable.
7.3.
Posibles
errores en la valoración del documento electrónico. Conforme a las
previsiones anteriores, al momento de valorar el documento electrónico, el juez
puede incurrir en errores fácticos que lo llevan a desviarse de la correcta aplicación
de la ley sustancial, aspecto recurrible en casación por la vía de la causal
primera del artículo 368 del C.P.C., según la cual, se puede incurrir en
errores de hecho o de derecho, según sea lo que se pretende demostrar. Como
ejemplo de estos errores podríamos citar los siguientes:
1. Error de derecho por indebida asignación de
mérito legal:
Tener por idóneo un mensaje de datos en el que conste un acto sometido a
solemnidad, como puede ser la compraventa de bien raíz, cuando lo que se
discute en el proceso es precisamente el derecho de dominio.
2. Error de derecho por restar mérito legal: No tener
por probado un contrato de carácter mercantil o no sometido a solemnidad que
consta en documento electrónico.
3. Error de hecho por falso juicio de existencia
(suposición):
Presumir que un documento impreso en papel, en el que aparece un correo
electrónico, es el correo en sí mismo.
4. Falso juicio de identidad por mutilación: Dejar de
analizar partes de un documento electrónico o del peritaje que sobre este se realizó
y con ello abstenerse de declarar su equivalencia funcional o declararla sin
tener tal atributo.
5. Error de hecho por adición: Tener por
enviado un mensaje que fue creado pero en cuyo cuerpo no consta tal situación.
O tener por cierta una fecha de recibo cuando en el documento no aparece dicha
información.
7.3. La sana crítica y el método técnico científico.
Con
la adopción del sistema penal de corte acusatorio mediante la expedición de la Ley 906 de 2004, la doctrina
procesal y, en especial, la de los autores Luís Camilo Osorio Isaza y Gustavo
Morales Marín, introdujo un nuevo método de valoración probatoria denominado “método
técnico científico” que tiende por una reconstrucción de la verdad
histórica utilizando todos los recursos que las ciencias y las técnicas ofrecen,
lo que impone a la vez al juez el deber de analizar con perspectiva técnico
científica las condiciones del elemento material probatorio.
Sin
embargo, esta teoría fue de plano rechazada por la Corte Suprema de
Justicia en sentencia del 30 de marzo de 2006 (rad. 24468), la que reafirmó que
“en el sistema acusatorio, como en el
debate oral se practican todas las pruebas, salvo las excepciones atinentes a
las pruebas anticipadas, el Juez se convierte en el sujeto que percibe lo indicado
por las pruebas. Con base en esa percepción el Juez debe elaborar juicios y
raciocinios que le servirán para estructurar el sentido del fallo. En ese
conjunto de ejercicios mentales de reflexión e inteligencia el Juez no puede
apartarse de los postulados de la lógica, de las máximas de la experiencia, ni,
por supuesto, de las reglas de las ciencias. Es por ello que no resulta
correcto afirmar radicalmente que la sana crítica quedó abolida en la
sistemática probatoria de la Ley
906 de 2004.”.
Empero,
estimamos fundadamente que al juez ya no se le permite apartarse del
conocimiento básico de la ciencia que gobierna el tipo de prueba a que aquí
hemos hecho referencia, pues si bien es cierto, como lo señala la Corte, que el sistema de la
sana crítica no fue reemplazado en Colombia, no es menos cierto y evidente
también que dicho concepto reúne otros tres elementos que exigen su aplicación
armónica en la valoración de la prueba.
Así,
al juez no le estará permitido apartarse de las reglas de la experiencia, alegando
no tenerlas respecto de un equipo computacional, ni desechar las reglas de la
lógica, pues hacen parte de todo razonamiento jurídico, en la medida en que están
entre nosotros desde el comienzo del pensamiento racional,
ni mucho menos el desconocimiento de las reglas básicas de la ciencia
computacional, porque si así fuere, estaríamos reemplazando al juez por el
perito, circunstancia también prohibida por la legislación procesal vigente.
7.4. La importancia
de la regla del in dubio.
Tradicionalmente
se ha reconocido en el principio de duda la solución a los problemas de identificación
del hecho, cuando dos o más tesis se enfrentan, bien sea en ejercicio de
aplicación de la ley o en ejercicio de valoración de la prueba.
La
duda, como principio que irriga el derecho probatorio, hace parte del régimen
de la decisión, según el cual, el juez no podrá abstenerse de dictar sentencia
ni aún en caso de incertidumbre.
Se
acude a la duda únicamente cuando el juez no tiene certeza sobre lo ocurrido,
bien porque las partes no le han ofrecido suficiente persuasión, bien porque el
material probatorio es tan rico y extenso, ora tan infortunado, que no permite
fallar a favor de una o de otra.
La
aplicación de la regla de duda escapa a veces al derecho sustancial, en la
medida en que surge cuando el juez se encuentra frente a dos caminos,
esencialmente opuestos, que lo llevan a acudir a reglas de reemplazo, las
cuales la doctrina ha denominado “sucedáneos”.
En
el derecho penal la duda favorece al reo (que proviene del latín reus: demandado); sin embargo, no ocurrirá
lo mismo en el proceso laboral, pues en caso de duda sobre la ocurrencia de un
hecho, como puede ser la existencia de contrato de trabajo y las condiciones de
su ejecución, se estará a lo que el demandante afirma, en virtud de la regla
del in
dubio, la cual, en este caso, favorece al demandante, esto es al
trabajador: pro operario.
Otros
casos en los que la duda reina en el proceso se resuelven, por mandato de la
ley, a favor o en contra de una de las partes, como ocurre en el caso del
Estado, cuando opera como agente Fiscal, -in
dubio contra fiscum-, o bien como agente legislador, -in dubio pro legislatoris-, o
bien en el caso del sujeto disciplinado -in
dubio pro disciplinado-, por citar solo algunos ejemplos.
Ya
en el proceso civil, la regla ataca directamente la prueba, en la medida en que
resuelve en contra de quien pide o aporta y a favor de la parte contra quien se
aduce, en virtud de dos principios reinantes en el proceso como son el de la
incumbencia o carga y el de la probabilidad preponderante.
Según
el primero de ellos, incumbe a la parte probar los supuestos de hecho de las
normas que consagran el efecto jurídico que ellas persiguen (incumbit actori), principio que consagra
igualmente la regla de inversión, según
la cual “reus in excipiendo fit actori”,
que impone la carga de probar a quien formula excepción.
Según
el segundo principio (probabilidad preponderante o dinamismo probatorio),
corresponde probar a quien se encuentre en mejores condiciones de hacerlo.
Citados
los anteriores conceptos, afirmamos que tratándose de prueba digital la
aplicación de la regla de la duda resulta de útil y necesaria invocación, pues
se entiende que tanto en su producción y asunción, por la ya explicada vocación
de alterabilidad y vulnerabilidad, existen factores que pueden comprometer su
veracidad o su integridad o ambas. Así, entonces, cuando el juez tenga dudas
razonables que lo lleven a desconfiar de la indemnidad del documento, bien
porque no fue debidamente recaudado, bien porque no fue adecuadamente
conservado o manipulado, deberá desecharlo de plano y continuar con el análisis
de otras pruebas que no le ofrezcan tal incertidumbre.
Son
ejemplos de dudas que deben resolverse bajo este criterio, la manipulación
indebida de documentos o archivos por personas no calificadas, la violación al
derecho a la intimidad, la violación a la cadena de custodia, la integridad o
inmaculación del documento, el envío o el recibo del mensaje, la validez de la
firma digital y la existencia misma del documento.
8. CONCLUSIÓN
La
ciencia moderna ha reconocido que son enemigos de la prueba la naturaleza, el
tiempo y el hombre. Hasta ahora, el mayor enemigo de la prueba es el hombre. Es
él, quien por su inexperiencia o bien por su curiosidad, o ambas, destruye la
integridad de la prueba. Es él, quien manipula, toca, altera y aniquila.
A
lo largo de este breve estudio hemos propuesto soluciones a las preguntas
inicialmente planteadas, algunas con base en la revisión de los autores y la
jurisprudencia nacional, algunas como resultado de nuestra propia
investigación, como son: La necesidad de proteger la integridad del documento
en todo el proceso de creación, copia, extracción, manipulación y estudio; La
exigencia de resguardar el derecho a la intimidad; La aplicación de las normas
sobre conducencia en materia digital; El manejo adecuado de la cadena de
custodia; La adaptación de reglas y
protocolos reconocidos internacionalmente; El correcto uso de los medios
tecnológicos en la peritación; La distinción entre las normas de valoración y
las reglas de producción de la prueba electrónica; El conocimiento de las
reglas de la sana crítica y; Finalmente, la urgencia de capacitar a nuestros
jueces civiles, laborales, administrativos y de familia, en aspectos relativos
al manejo de la prueba electrónica en las distintas etapas del proceso
judicial.
Analicemos
por un momento la siguiente situación, que a usted señor lector, se le pudiere
presentar: Usted recibe un mensaje de correo electrónico en su ordenador
personal que le dice: “iSé lo que hiciste
el verano pasado! Si no me entregas 50 millones en una semana se lo contaré a
tu familia.”
Los
hechos, afirma Dellepiane, dejan huellas, rastros y vestigios, que nosotros
llamamos “evidencias”[104]. De la recolección de
tales evidencias es que se obtiene la prueba, y es entonces cuando adquiere
especial relevancia el proceso mediante el cual tales huellas y vestigios han
de ser identificados, recogidos, embalados, transportados, analizados y estudiados
para ser ofrecidos al juez y admitidos por este en un proceso judicial.
Entonces, después de leer este escrito le preguntamos, ¿usted qué haría?
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